コストマネジメントによる戦略的な組織構築(17)

今回も、「取締役会の開催」について、運用上、押さえるべき重要なポイントを考えます。

さて、「取締役会の開催」の運用上のポイントを列挙します。

①年間のスケジュールを組み、各取締役の日程を確定します。

②議事録は、秘密事項となりますが、監査対象となり、第三者等の評価対象となります。

③配付資料は、事前読み込みの上、疑問点や質問事項を列挙し、予め作成者に渡しておくなど、決定までの意見交換がスムーズ且つ十分に実施されるよう配慮します。

まず、取締役会の開催日程は、確定事項です。その確定事項に従い、活動することが必要です。目の前のことに振り回され、変更するようなことがあってはいけません。他のどのような事案よりも、重要な会議だということです。この取締役会に向け、日常業務が遂行されていくということです。

さらに、取締役会の議事録です。どの取締役が、どのような発言をしたか、その結果、何が決定され、何が未決定事項なのか、その未決定事項に対する対処方法なども、詳細に議事録に纏められることが重要です。つまり、この議事録を見れば、事業計画の全体像が見えるというものです。

最後に、配付資料です。事前配付が前提です。当日配付するようでは、十分な内容の理解や自らの考えの整理もできないままでは、問題です。その場で結論を出していくことが求められます。よく、形式的な会議だと認識している取締役も存在し、出席するだけで、発言もなしという取締役では、存在価値がありません。本来の取締役会の意味を理解しなければ、意義ある会議とはなりません。従って、各取締役は、事前配布資料により、十分な理解と自分なりの考えを整理する必要があります。その上で、作成者に疑問点や質問事項、或いは自らの考えなども渡しておくとよいでしょう。

取締役会が、確実に開催され、取締役の職務が遂行されることを期待します。

さて、次回は、「組織を統制する拠り所を示す」について考えます。

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