将来を創造する職務再設計(12)

今回も前回の計画、組織化に引き続き、管理部長のマネジメントの職務について考えます。

まず、管理部長の命令では、大きく2つあります。一つは、説明責任が果たされることです。この場合の説明責任とは、各事務業務において、マニュアルが整備され、いつでもこのマニュアルを確認することにより、社員の業務は遂行されるというものです。いちいち指示しないと業務が進まないという言うことは、管理部長の職務怠慢であり、説明責任が果たされないということです。従って、通常下では、管理部長がいなくても業務は進められることになります。

もう一つは、突発性且つ緊急性の場合の指示がこれに当ります。この際、通常の業務に影響を及ぼし、支障をきたします。他部門との調整や利害関係者との対応の他、事務担当者への指示が重要な職務となります。この指示並びにコントロールができないと、たちまち事務所内は混乱します。

次に、交渉です。上記の突発性且つ緊急性の場合も含まれますが、多くの利害関係者との交渉などです。例えば、金融機関、税理士、会計士、場合によっては弁護士など法律上、税法上に関する対応です。一般的に、お金に関すること、法律上の問題、そして顧客や近隣住民からのクレーム、暴力団への対応などが中心です。これらの交渉には、かなり高度な知識が求められます。日頃からこれらの知識について学習しておく必要があります。以下に、交渉の4つの職務を挙げます。

一つは、工事部長や営業部長と異なり、直接交渉となります。リエゾンといったつなぎ役ではありません。特に、経営者に代わり交渉役となるなど、重要な職務を担います。企業のマル秘情報を扱う案件が多く、経営者とまさに一体化した位置づけにあります。

二つ目は、伝達役です。これは、社内に対し、経営者が意思決定後、必要な部署及び関係社員に意図した情報を伝えることです。

三つ目は、障害処理役です。多くは法律違反に関するものです。社員が知らずに違反してしまったは本来通りませんが、契約に関することなど多くの規制があり、起こしてしまった案件に対する処理です。

四つ目は、スポークスマンです。メディア対応など外に向けた宣伝活動です。

最後は、統制です。特に、経営者に対し、苦言を呈する立場として重要な機能です。又、事業計画策定後、運営に関して、目標数値や取り組んだ対策が本当に成果に繋がっているのかどうかを十分に精査し、事実を告げる必要があります。管理部長は、経営者をはじめ、工事部長や営業部長が妥協したり、見逃したりすることがないよう、しっかり監視し、事実の解明をすることです。

又、自部門の部下に対し、日常の業務スケジュール管理を徹底することは勿論ですが、部下それぞれの業務遂行状況も監視します。特に、業務活動に支障をきたしている場合には、業務配分の見直しを行い、業務の適正化を図ります。担当者の不安や不満にも耳を傾け、日常業務が止まることがないよう管理します。

次回は、現場代理人のマネジメントの職務について考えます。

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